Thư điện tử Văn bằng - Chứng chỉ Chuyên đề 3 Công khai
Phân công nhiệm vụ
15/05/2015

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG

PHÒNG QUẢN LÍ ĐÀO TẠO

            

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT  NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2016


QUI ĐỊNH VỀ LỀ LỐI LÀM VIỆC VÀ PHÂN CÔNG

CHỨC TRÁCH NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ, VIÊN CHỨC

Năm học 2016-2017

Căn cứ Qui chế làm việc của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương;

Căn cứ theo các qui định về quản lý đào tạo ban hành kèm theo Quyết định số 1230/QĐ-CĐSPTƯ ngày 07 tháng 12 năm 2009 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương;

Căn cứ Nghị quyết Hội nghị Cán bộ viên chức Phòng Quản lí Đào tạo năm 2016,

Phòng Quản lí Đào tạo qui định về lề lối làm việc và phân công chức trách nhiệm vụ các thành viên trong năm học 2016 - 2017 như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Tất cả mọi hoạt động trong phòng đều được thực hiện theo qui định lề lối làm việc đã được thông qua. Các nội dung khác không đề cập đến tại qui định này được thực hiện theo các quy định chung của Nhà trường.

2. Việc xây dựng quy định lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho hoạt động của Phòng Quản lí Đào tạo đi vào nền nếp, có chất lượng và có hiệu quả, đảm bảo sự công bằng trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền lợi cho mọi người, đảm bảo dân chủ và công khai trong các hoạt động của phòng.

3. Quy định lề lối làm việc và phân công trách nhiệm trong phòng là căn cứ để xác định trách nhiệm công việc và đánh giá xếp loại từng cán bộ viên chức trong phòng; là cơ sở để phối hợp làm việc giữa Phòng Quản lí Đào tạo với các đơn vị liên quan.

II. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

1. Lãnh đạo phòng làm việc trên nguyên tắc cá nhân phụ trách, có sự phân công trách nhiệm cụ thể. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của phòng. Khi Trưởng phòng đi vắng, uỷ quyền các nội dung cho Phó trưởng phòng phụ trách.

2. Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm về các nội dung công việc được phân công phụ trách trực tiếp.

3. Các cán bộ viên chức trong phòng thực hiện theo nhiệm vụ được phân công, chủ động xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện, làm việc với các cá nhân thuộc các đơn vị khác về công việc được giao, báo cáo kết quả cho Lãnh đạo phòng và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được phân công trực tiếp.

4. Lãnh đạo phòng trực tiếp chỉ đạo, tổng hợp số liệu, làm việc với các đơn vị liên quan, kí duyệt các văn bản trình Ban Giám hiệu, soạn thảo các văn bản báo cáo cấp trên.

III. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁC THÀNH VIÊN

1. ThS. Trần Xuân Hòa - Trưởng phòng

- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về công tác quản lý đào tạo của phòng.

- Trực tiếp phụ trách các công việc:

- Công tác tổ chức, chính trị tư tưởng, thi đua; đánh giá cán bộ, viên chức;

- Xây dựng chiến lược phát triển đào tạo: nghiên cứu đề xuất mục tiêu, qui mô, loại hình đào tạo, cơ cấu ngành nghề, phương thức đào tạo;

- Tổ chức, quản lý công tác xây dựng, chỉnh sửa các chương trình giáo dục; chuẩn bị hồ sơ đăng kí đào tạo ngành mới;

- Tham mưu về việc thể chế hoá các qui chế đào tạo, xây dựng các biểu mẫu quản lí đào tạo;

- Công tác tuyển sinh: xây dựng, trình duyệt chỉ tiêu, kế hoạch tuyển sinh;

- Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn;

- Quản lí hồ sơ đào tạo và cấp phát văn bằng chứng chỉ;

- Quản lí và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đào tạo, kinh phí tổ chức tuyển sinh và thi tốt nghiệp tại các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội;

- Tổng hợp các văn bản báo cáo Nhà trường; trình kí duyệt các văn bản báo cáo Bộ, văn bản gửi các trường, địa phương về công tác quản lí đào tạo. 

2. Dương Xuân Phương - Phó trưởng phòng phụ trách công tác đào tạo trong trường

 Trực tiếp chỉ đạo thực hiện và giải quyết công việc cụ thể sau:

- Quản lí, tổ chức thực hiện việc xây dựng kế hoạch đào tạo hằng năm, kế hoạch thi tốt nghiệp, kế hoạch thực hiện công tác chuyên môn;

- Quản lí và kiểm tra việc thực hiện các qui định về quản lí đào tạo, nội qui, qui chế, thực hiện kế hoạch đào tạo;

- Quản lí hoạt động rèn luyện nghiệp vụ nghề nghiệp, thực hành thực tập, bồi dưỡng chuyên môn, học tập dã ngoại;

- Phối hợp với phòng Công tác Sinh viên thực hiện các nhiệm vụ về công tác học sinh sinh viên;

- Công tác tổ chức thi học kì các lớp khóa 14: trình duyệt các Quyết định thành lập Ban chỉ đạo thi, Hội đồng thi tốt nghiệp, Ban coi thi, Ban chấm thi;

- Công tác mời giảng các lớp trong trường;

- Quản lí kiểm tra việc xác nhận giờ dạy của cán bộ giảng viên.

- Thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến kế hoạch, hoạt động của các trung tâm, các trường Mầm non thực hành.

- Thực hiện Báo cáo hằng tháng.

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao trực tiếp từ Ban Chỉ đạo Đề án Ngoại ngữ quốc gia 2020 của Nhà trường.

- Tiếp tục thực hiện lộ trình chuyển đổi từ đào tạo theo học chế niên chế sang học chế tín chỉ: quản lí danh mục các học phần, chương trình đào tạo trình độ cao đẳng; quản lí kế hoạch thực hành thực tập.

  Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc khi được uỷ quyền.

3. ThS. Nguyễn Cao Đằng

   Phó trưởng phòng phụ trách công tác đào tạo ngoài trường,

   Tổ trưởng Tổ Công nghệ Thông tin

 - Trực tiếp chỉ đạo thực hiện và giải quyết công việc cụ thể sau:

+ Xây dựng và triển khai các nhiệm vụ của tổ CNTT

- Quản lí các nội dung liên quan đến công tác tuyển sinh, đào tạo trên trang thông tin điện tử của Nhà trường;

- Phối hợp với phòng Công tác Sinh viên tổ chức tuần giáo dục công dân, phổ biến qui chế đầu khóa;

- Chỉ đạo công việc quản lí và bố trí phòng học, phòng thi;

- Phối hợp tổ chức việc xây dựng và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đào tạo; quản lý, kiểm tra thực hiện qui định về quản lí đào tạo, nội qui, qui chế;

- Quản lí công tác mời giảng các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội;

- Tổng hợp qui mô đào tạo, báo cáo thống kê thực hiện kế hoạch hằng tháng;

- Quản lí việc thực hiện kiểm tra đối chiếu sĩ số các lớp từng kì;

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: quản lí các học phần, chương trình đào tạo; quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng, hỗ trợ HSSV trong quá trình đăng kí tín chỉ; quản lí danh sách, tiến độ đào tạo, tổ chức thi học phần, xét dừng học/học tiếp/thôi học.

Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc khi được uỷ quyền.

4. Nguyễn Quang Chung

- Trực hành chính.

- Xây dựng các kế hoạch: kế hoạch đào tạo, kế hoạch thi tốt nghiệp.

- Xây dựng và quản lí thời khóa biểu các lớp:

- Quản lí sắp xếp phòng học, phòng thi đối với các lớp học (kể cả các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội).

- Kiểm tra sổ lên lớp theo kế hoạch thực hiện công tác chuyên môn, thời khóa biểu, giờ dạy theo các Phiếu đề nghị thanh toán thừa giờ, thanh toán giờ dạy.

- Quản lý cơ sở vật chất của phòng; đề xuất việc thanh lí và mua bổ sung trang thiết bị cho phòng ...

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: quản lí thi học phần; quản lí phòng học, lập kế hoạch, tiến độ đào tạo, thời khóa biểu, đăng kí tín chỉ.

5. Trần Xuân Dư

- Trực hành chính và phối hợp giải quyết các công việc hành chính.

- Kiểm tra, xác nhận giờ dạy của giảng viên.

- Kiểm tra việc thực hiện các qui định về quản lí đào tạo, nội qui, qui chế, thực hiện kế hoạch đào tạo.

- Trực thu nhận hồ sơ, trả kết quả thi/xét tuyển sinh.

- Thực hiện nhiệm vụ của tổ Công nghệ Thông tin.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

6. Đinh Công Hiếu

- Trực hành chính.

- Quản lý chương trình phần mềm EMIS trình độ trung cấp chuyên nghiệp: nhập tên học phần theo tiến độ giảng dạy của các lớp; theo dõi sĩ số các lớp và tổng hợp qui mô đào tạo đầu năm, đầu kì; tổng hợp kết quả thi học kì: việc nhập điểm, danh sách cán bộ và học sinh sinh viên vi phạm qui chế thi; quản lí điểm, xét điều kiện học tiếp, xét điều kiện thi tốt nghiệp.

- Xây dựng lịch và tổ chức thi học kì các lớp tại Trường; lập dự trù và thanh toán chế độ coi thi, ra đề, duyệt đề, chỉ đạo thi.

- Công tác máy tính tuyển sinh.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: quản lí danh mục các học phần, chương trình đào tạo trình độ Trung cấp chuyên nghiệp; hỗ trợ quản lí thời khóa biểu, đăng kí tín chỉ; xét học tiếp/dừng học/thôi học; hỗ trợ quản trị hệ thống.

7. Trần Xuân Thọ

- Trực hành chính.

- Thực hiện các nhiệm vụ của Tổ Công nghệ Thông tin: quản trị máy chủ đào tạo; quản lí mạng nội bộ, đường truyền internet; hỗ trợ người dùng cài đặt, bảo trì máy tính.

- Phối hợp thực hiện lập kế hoạch, thời khóa biểu, kế hoạch thi học phần; quản lí phòng học.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: hỗ trợ sinh viên đăng kí học phần tín chỉ.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

8. Trương Tiến Mạnh

- Thư kí tổng hợp; soạn thảo các văn bản báo cáo, hợp đồng đào tạo.

- In và giao Phiếu phân công giảng dạy cho các đơn vị.

- Phối hợp với các đơn vị đối chiếu sĩ số và kinh phí hỗ trợ đào tạo.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: quản lí các học phần trình độ cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp; quản lí danh sách lớp; hỗ trợ quản lí kết quả học tập, xét học tiếp/dừng học/thôi học.

- Soạn thảo, trình duyệt quyết định: học tiếp, học lại, thi lại, ngừng học, thôi học, chuyển trường, miễn học, miễn thi ... từ khóa tuyển sinh năm 2015.

- Công tác nội vụ trong phòng: chấm công, thông báo nội bộ.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

9. Vũ Thị Kim Ngọc

- Quản lý và cấp phát các loại văn bằng chứng chỉ: mua và quản lý các loại phôi bằng, chứng chỉ; lưu giữ hồ sơ tuyển sinh (bao gồm: Quyết định phân chỉ tiêu tuyển sinh, văn bản mở lớp, Quyết định và Danh sách trúng tuyển, hợp đồng đào tạo ...); lưu giữ hồ sơ tốt nghiệp (bao gồm: quyết định và bảng điểm tốt nghiệp); lưu giữ hồ sơ cấp chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ.

- Nhận và quản lí kinh phí mở lớp và duy trì hợp đồng; kinh phí mua văn phòng phẩm, ấn phẩm phục vụ thi tuyển sinh và thi tốt nghiệp các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

10. Vũ Thị Nhung

- Trực hành chính.

- Công tác rèn luyện nghiệp vụ và thực hành thực tập: tổng hợp và lập kế hoạch rèn luyện nghiệp vụ và thực hành thực tập chung toàn trường; đề xuất Ban chỉ đạo thực hành thực tập, phối hợp với các khoa liên hệ cơ sở thực hành thực tập và kiểm tra thực hành thực tập, thanh toán kinh phí thực hành thực tập cho Ban Chỉ đạo trường.

- Tổng hợp, lên kế hoạch mua và in ấn, tiếp nhận, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, ấn phẩm phục vụ cho các công việc sau: công tác đào tạo của phòng và các lớp đào tạo tại trường.

- Tiếp nhận và quản lý các hồ sơ lưu giữ: hồ sơ tuyển sinh (hồ sơ thi, bảng điểm, bài thi ...), hồ sơ đào tạo (sổ điểm, bảng điểm ...).

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

11. Nguyễn Thị Phương

- Trực hành chính.

- Quản lý chương trình phần mềm EMIS trình độ cao đẳng: nhập tên học phần theo tiến độ giảng dạy của các lớp; theo dõi sĩ số các lớp và tổng hợp qui mô đào tạo đầu năm, đầu kì; tổng hợp kết quả thi học kì: việc nhập điểm, danh sách cán bộ và học sinh/sinh viên vi phạm qui chế thi; quản lí điểm, xét điều kiện học tiếp, xét điều kiện thi tốt nghiệp.

- Tổng hợp, lên kế hoạch mua và in ấn, tiếp nhận, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, ấn phẩm phục vụ cho công tác tuyển sinh, thi tốt nghiệp các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội.

- Soạn thảo, trình duyệt quyết định: sinh viên học tiếp, học lại, thi lại, ngừng học, thôi học, chuyển trường, miễn học, miễn thi ... khóa tuyển sinh năm 2014.

- Phối hợp xây dựng lịch thi học kì các lớp trình độ cao đẳng.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: quản lí văn phòng phẩm phục vụ thi; quản lí chương trình đào tạo, phối hợp tổ chức thi học phần trình độ cao đẳng.

- Tiếp nhận khoản phí từ các đơn đề nghị của học sinh/sinh viên.

- Phối hợp thực hiện một số công việc liên quan đến hồ sơ tuyển sinh và tốt nghiệp (lưu trữ, in, cấp phát, báo cáo…); chịu trách nhiệm chính về công tác quản lí và cấp phát văn bằng chứng chỉ từ tháng 1 năm 2017.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

12. Đinh Đức Minh

- Thực hiện nhiệm vụ của tổ Công nghệ Thông tin.

- Quản lí các nội dung liên quan đến hoạt động tuyển sinh, đào tạo, văn bằng  trên trang thông tin điện tử của Nhà trường: đưa thông tin, trả lời thư…

- Công tác máy tính tuyển sinh.

- Soạn thảo, trình duyệt quyết định: học sinh học tiếp, học lại, thi lại, ngừng học, thôi học, chuyển trường, miễn học, miễn thi …trình độ trung cấp chuyên nghiệp.

- Thực hiện các công việc của quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ: hỗ trợ quản lí danh mục học phần, chương trình đào tạo; hỗ trợ quản lí thi học phần, xét học tiếp/dừng học/thôi học, danh sách lớp; quản trị hệ thống.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

13. Nguyễn Thị Xuyến

- Công tác hành chính của phòng: tiếp nhận, phân loại các đơn đề nghị của học sinh sinh viên và các đơn vị; trình Lãnh đạo phòng xử lí, chuyển các văn bản đến các đơn vị.

- Phối hợp thực hiện công tác cấp phát văn bằng chứng chỉ: trình kí, đóng dấu và gửi Quyết định công nhận trúng tuyển các kì thi tuyển sinh, Quyết định công nhận tốt nghiệp các kì thi tốt nghiệp đến các đơn vị hữu quan; thực hiện một số công việc liên quan đến hồ sơ tuyển sinh và tốt nghiệp: lưu giữ hồ sơ tuyển sinh (bao gồm: quyết định phân chỉ tiêu tuyển sinh, văn bản mở lớp; quyết định và danh sách trúng tuyển, hợp đồng đào tạo)

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công trực tiếp.

          Ngoài công việc được phân công trên, mọi viên chức có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng trực tiếp phân công:

          1. Công tác tuyển sinh (kiểm dò hồ sơ, công tác thư kí và coi thi ...)

          2. Công tác tổ chức thi kết thúc học phần; kiểm tra điểm cuối học kì, điều kiện lên lớp.

          3. Công tác kiểm tra Kế hoạch thực hiện công tác chuyên môn, thừa giờ

          4. Công tác kiểm tra điểm cuối năm và điều kiện thi tốt nghiệp.

          5. Công tác tổ chức thi tốt nghiệp (thư kí và coi thi ...).

          6. Công tác thanh kiểm tra việc thực hiện qui chế và các qui định về đào tạo tại các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội.

          7. Các công việc khác theo yêu cầu nhiệm vụ và tình hình thực tế.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mọi thành viên có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Khi có quyết định về việc thay đổi, bổ sung nhân sự của phòng sẽ có sự điều chỉnh về nội dung công việc được giao.

IV.  CHẾ ĐỘ VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC

1. Nền nếp sinh hoạt hng tháng

- Lịch họp phòng: 1 lần/tháng.

- Lịch họp chung trong trường: theo thông báo của Ban Giám hiệu.

2. Chế độ báo cáo

- Báo cáo trong nội bộ phòng:

          Báo cáo kế hoạch công việc: vào đầu tuần trực tiếp cho Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng phụ trách theo nội dung công việc được phân công.

          Báo cáo kết quả công việc: vào tuần đầu hằng tháng.

          Báo cáo tổng hợp nội dung công việc được phân công theo yêu cầu.

- Báo cáo trong trường: do lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo.

3. Chế độ giải quyết công việc

- Tiếp nhận đơn học sinh/sinh viên: nhiệm vụ chung của cả phòng, Nguyễn Thị Xuyến tổng hợp, xử lí.

- Xử lí công việc về quản lí đào tạo trong trường: làm việc với cán bộ các phòng, giáo vụ và trợ lý các khoa theo nội dung công việc được phân công.

- Giải quyết công việc đối với khách/học sinh sinh viên: tuỳ theo nội dung công việc khách yêu cầu để hướng dẫn theo đúng qui định.

4. Qui định về chức trách nhiệm vụ cán bộ:

4.1. Chức trách nhiệm vụ cán bộ quản lí điểm EMIS

- Nhập danh sách các lớp, nhập tên học phần theo tiến độ giảng dạy.

- In các loại danh sách: thi học phần, học lại, thi lại, thi tốt nghiệp; in bảng điểm đánh giá học phần, học kì, năm học, toàn khóa, danh sách tốt nghiệp ...

- Tiếp nhận bảng điểm thi kết thúc học phần, bảng điểm đánh giá học phần và kiểm tra tính chính xác của việc nhập điểm.

- Lập biên bản xét điều kiện thi học kì, điều kiện học tiếp, thi tốt nghiệp.

- Nhận danh sách đăng kí môn thi Lí luận chính trị trình độ Cao đẳng chính qui.

- In xác nhận điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, quyết định công nhận tốt nghiệp.

 4.2. Chức trách, nhiệm vụ cán bộthư kí

- Chuẩn bị các điều kiện tổ chức thi

- Kiểm dò tính chính xác việc nhập điểm các môn thi.

- Kiểm dò hồ sơ, dán ảnh thẻ và sổ ảnh (đối với thi tuyển sinh các lớp đào tạo theo nhu cầu xã hội).

- Bàn giao toàn bộ hồ sơ sau kì thi cho cán bộ lưu giữ hồ sơ.

4.3. Chức trách cán bộ trực hành chính

- Trả lời và cung cấp đầy đủ thông tin về các nội dung liên quan đến quản lí đào theo đúng các qui định của Nhà trường.

- Đối với những công việc cần báo cáo Lãnh đạo phòng giải quyết, căn cứ theo qui định và yêu cầu thực tế hẹn thời gian trả lời.

5. Bố trí vị trí làm việc

- Tầng 1: Đinh Công Hiếu, Vũ Thị Nhung, Nguyễn Thị Xuyến (phòng 1); Dương Xuân Phương, Trần Xuân Thọ, Nguyễn Quang Chung, Trần Xuân Dư (phòng 2); Vũ Thị Kim Ngọc, Nguyễn Thị Phương (phòng 3).

- Tầng 3: Trần Xuân Hòa (phòng 1), Nguyễn Cao Đằng, Trương Tiến Mạnh, Đinh Đức Minh (phòng 2).

- Phòng tuyển sinh: tủy theo thời điểm và tính chất công việc, các viên chức đều có trách nhiệm trực và giải quyết các công việc có liên quan của phòng tuyển sinh; phân công cụ thể do lãnh đạo phòng quyết định và thông báo./.

TRƯỞNG PHÒNG

 

 

 

    TRẦN XUÂN HÒA