Thư điện tử Văn bằng - Chứng chỉ Chuyên đề 3 Công khai
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
25/03/2014

A. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

1. PHÂN CÔNG TRONG LÃNH ĐẠO PHÒNG

1.1. Đ/c Phạm Tiến Thành - Trưởng phòng

          Phụ trách công việc chung của phòng thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về quản lí nhân sự của phòng và mọi mặt hoạt động công tác của đơn vị;

          Phối hợp với các đơn vị thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được phân công;

          Xây dựng kế hoạch công tác năm học từng tuần, từng tháng theo sự chỉ đạo của BGH;

          Phụ trách trực tiếp các bộ phận: Văn thư, Lễ tân, tiếp khách, tổ chức các sự kiện, các công tác khác của Nhà trường dưới sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu;

          Thực hiện công tác thi đua khen thưởng;

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao phó.

1.2. Đ/c Vũ Thị Thanh Huyền - Phó trưởng phòng

          

1.3. Đ/c Nguyễn Lan Phương - Phó phòng, Tổ trưởng tổ Quản trị mạng và Website trường.

          Phụ trách trực tiếp mảng công việc: công tác Lưu trữ, Pháp chế, In Ấn và những việc phát sinh của phòng do đ/c phụ trách phòng giao;

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao phó.

2. PHÂN CÔNG CỤ THỂ VỚI CÁN BỘ, VIÊN CHỨC

2.1. Đ/c Nguyễn Thị Thu Hà: phụ trách bộ phận văn thư

          Thực hiện nhiệm vụ Văn thư: tiếp nhận, vào sổ, xử lí ban đầu, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, chuyển phát nhanh đi, đến trường; quản lí văn bản đi, đến, quản lí con dấu theo đúng quy định của nhà nước; tiếp và hướng dẫn khách, cán bộ viên chức sinh viên đến làm việc với BGH; trình kí các văn bản khi các đơn vị cần xin chữ kí của BGH; quản lí, cấp phát giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, sinh viên; đặt mua báo, tem thư, phong bì của nhà trường.

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công

2.2. Đ/c Lê Thị Hồng: phụ trách bộ phận Pháp chế

          Thực hiện nhiệm vụ công tác Pháp chế; theo dõi, kiểm tra tính pháp lí và các căn cứ của văn bản hành chính do các đơn vị ban hành , hướng dẫn sửa theo đúng quy định của Pháp chế;

          Thường xuyên cập nhật văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo của BGD&ĐT và các Bộ ngành liên quan trình BGH để có kế hoạch chỉ đạo kịp thời;

          Phối hợp với tổ Quản trị mạng đưa các văn bản chỉ đạo của cấp trên lên trang Website của Nhà trường;

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.3. Đ/c Hồ Thị Nga và Đ/c Phan Thị Hoa: Phụ trách bộ phận lễ tân, tiếp khách

          Thực hiện nhiệm vụ Lễ tân, tiếp khách; trong các dịp Lễ, Hội theo sự phân công của lãnh đạo phòng, phối hợp với các bộ phận trong phòng và các đơn vị liên quan đón tiếp khách ngoài trường đến công tác, tham quan, làm việc với trường; phục vụ hội nghị, hội thảo theo chỉ đạo của BGH; quản lí các phòng làm việc của BGH, phòng Giao ban, Hội thảo; phục vụ lễ tân cho các cuộc họp do BGH chủ trì; phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm phần khánh tiết phục vụ các ngày lễ lớn, lễ kỉ niệm… do BGH chủ trì;

           Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

 2.4. Đ/c Ong Thị  Huyền Anh: Phụ trách bộ phận in ấn:

          Thực hiện nhiệm vụ In ấn: Đánh máy, photocoppy, in sao tài liệu, văn bản, giấy tờ phục vụ cho công tác chung của nhà trường; in đề phục vụ thi học phần, thi tốt nghiệp, làm đề thi kịp thời bí mật.

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

2.5. Đ/c Nguyễn Lan Hương: Phụ trách bộ phận lưu trữ

          Thực hiện nhiệm vụ  Lưu trữ theo đúng chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường và lãnh đạo phòng: Thu thập tài liệu, chỉnh lí bổ sung, lập hồ sơ, bảo quản tài liệu của công tác Lưu trữ.

          Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.

B. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ TỔ QUẢN TRỊ MẠNG VÀ WEBSITE

1. Đ/c Nguyễn Lan Phương - Phó phòng, Tổ trưởng tổ Quản trị mạng và Website trường.

         Quản lý và điều hành hoạt động của Tổ QTM và Website trường hoạt động một cách hiệu quả theo sự chỉ đạo, phân công trực tiếp của Hiệu trưởng;

Phụ trách việc viết tin, bài phản ánh các hoạt động cấp trường và tin bài của phòng Hành chính Tổng hợp đăng tải lên Website Trường.

2. Đ/c Nguyễn Hoàng Hưng: phụ trách mảng quản trị Website

         Quản trị kỹ thuật website và forum của nhà trường;

         Phụ trách theo dõi hoạt động đăng tải thông tin, các mẫu văn bản phục vụ trong công tác, trong giảng dạy, học tập, NCKH… của 09 Khoa, 03 trung tâm trong trường để vận hành, viết bài, đưa tin, tạo nguồn thông tin ổn định trên trên Website;

         Thu thập, tổng hợp, sưu tầm, biên tập các thông tin, trình Tổ trưởng TQT Website xem xét trình Hiệu trưởng phê duyệt; Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, an toàn và kịp thời;

         Chịu trách nhiệm lưu trữ tin, đảm bảo nguồn thông tin thông suốt và sự an toàn của Website; Báo cáo kịp thời những thông tin ngoài luồng và các ý kiến của bạn đọc trên Website;

         Theo dõi, kiểm tra giám sát và tổng kết các hoạt động Website;

         Đề xuất thanh toán kinh phí theo quy định hiện hành;

         Thực hiện việc lập kế hoạch về nội dung và số lượng tin bài của TQT Website; tổ chức báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ theo quý, 3 tháng/1 lần; báo cáo năm theo năm học (Tháng 6 hàng năm);

         Dự, chụp ảnh, viết tin, bài các hoạt động cấp trường khi được phân công;

         Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổ trưởng tổ QTM – Website và lãnh đạo phòng phân công.       

C. NHIỆM VỤ BỘ PHẬN VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ

           1. Đ/c Hoàng Mỹ Đức: Cán bộ Đảng chuyên trách

           2. Đ/c Hoàng Ánh Vân: Cán bộ Công Đoàn chuyên trách

           3. Đ/c Nguyễn Thị Lệ Thi: Cán bộ Đoàn chuyên trách